KEE'S 人気アナウンサーの6時間で変わる話し方教室・話し方講座（東京駅・恵比寿駅 徒歩1分）正しい挨拶から始めよう
ＯＧ・ＯＢ訪問をお願いする先輩はやはり学校の就職課か、信頼のおける知人に紹介しもらうなど、正しい手順を踏むべき。
紹介してもらったら、まずはご挨拶とお願いのメールを出しましょう。
①先輩のメールアドレスは「様」付で登録する
メールアドレスといえど、呼び捨ては失礼に当たります。登録する際は「様」をつけて。
②件名もきちんと記入します
「OG訪問のお願い」「お礼」など、件名もきちんと書くこと。先輩からのメールに返送するときなど、
メールを送信するときはその都度、内容に合った件名に修正するようにしましょう。
また、件名の後に、学校名と名前を忘れずに入れましょう
③冒頭に「宛名」を忘れずに
先輩の会社、部署名、そして先輩の名前をフルネームで書きます。これがビジネスメールのマナー。携帯電話から送る人が多いからか、いきなり本文になっているメールがとても多いんです。
また会社名、先輩の名前に誤字はないか、しっかりチェックすること。
知らない人があなたにお願いごとをしてきたとき。あなたの名前を間違えていたとしたら、ものすごく不愉快になりませんか？ 「心のない人だな」「自分の都合で、私を利用しようとしているんだな」、そんなふうにも思えてしまいますよね。
名前の誤字は絶対にやってはいけないことなんです。
④「前略」で始まり、「草々」で終わる
「大人の手紙」という感じがしますよね。ここから、そういう大人としてのマナーにも慣れていきましょう。
「前略」「草々」だけでも、きちんとした感じは十分伝わりますが、さらに上を目指すなら、「前略」の後に「時候の挨拶」が入れることをオススメします。
「秋晴れの候、ますます御健勝のこととお喜び申し上げます。」といったものが一般的ですが、そういう形式的なものよりも、あなたらしい季節の挨拶のほうが印象はいいかもしれません。
たとえば、秋になって少し涼しくなってきた頃なら「厳しい暑さもようやく和らいでまいりました。」「風に少し秋の気配が感じられるようにもなってまいりました。」など。あなたが感じた季節の印象を背伸びせずに伝えてみましょう。
メールの終わりは「草々」で締めます。
⑤自分が何者かを伝える
自己紹介は必ず目下の者からするのがマナーです。学校名、学部、学科、自分の名前はフルネームで名乗りましょう。
これはメールや手紙だけでなく、実際にお会いしたときも同様。まずは自分から名乗ること。
⑥メールをした理由を述べる
就職活動中であること、誰に紹介してもらったか、そして「会っていただきたい」ということを簡潔に伝えましょう。
⑦先輩の都合が最優先
先輩は忙しい社会人なんです。「ご多忙中」という言葉を忘れずに。
そして「もし会って頂ける場合」「もしお時間を作って頂ける場合」と、へりくだってお願いしましょう。
会う日時も先輩の都合が最優先です。期限の目安も「２週間」くらい余裕があるのがベター。いきなり、「＠日はいかがでしょうか？」など、自分の都合をピンポイントで押し付けるなどももちろんマナー違反です。
⑧締めの言葉
「ご検討いただく」ことをお願いし、「よろしくお願い申し上げます」の後に、かならず「失礼します。」で締めます。
⑨自分の署名を忘れずに
名前、学校名学部学科、住所、電話番号、携帯番号、メールアドレスを書いた署名はしっかり作って、いつもメールの最後に入るように設定しておきましょう。
メールでも問題ありませんが、「他の学生に差をつけたい！」と思うなら、最初の挨拶は手紙にするのがオススメ。内容はメールと一緒で大丈夫。
大人でも手紙のやり取りが少なくなっている現在、手紙のインパクトは大！といえます。但し、ＤＭなどの手紙と混じってしまう場合も考えられますから、手紙が到着するころに、「お手紙を差し上げました、＠＠と申します」とメールでもフォローしましょう。
先輩から返事がきたら
先輩から会ってくれる旨のメールがきたら、すぐにお礼のメールを出します。
①新たな件名を書き込む
先輩からのメールをそのまま返送するのではなく、新たな件名に修正します。
②感謝の気持ちを伝える
まず忙しい先輩が返事をくれたこと、会ってくれることへの感謝を伝えます。
③日時の確認をする
先輩が指定してきた日時、またどれくらい時間をいただけるのかも合わせて確認します
④締めの言葉
「よろしくお願い申し上げます」の締めの言葉に加え、「先輩にお会いできることを楽しみにしております」という気持ちを伝えます。
「うれしいです」「楽しみです」など感情が伝わる言葉があるとあなたのパーソナリティが伝わり、事務的なメールがやわらかい印象になります。
「忙しいので今回は……」というお断りのメールがきた場合も、忙しい中わざわざ返事をくれたことに対する感謝のメールをすぐに出しましょう。
あなたに時間的な余裕がある場合は「ご迷惑でなければ、私のほうは来月でも構いませんので、お会いできれば大変うれしいです。またご連絡させていただいてもよろしいでしょうか」と一言添えてもいいでしょう。
また、１週間経っても返事がこない場合。
「お忙しいところ、たびたび失礼いたします。
１週間前、ＯＧ訪問のお願いのメールを送らせていただきました○○大学の佐藤と申します。
ご多忙中、大変恐縮ではございますが、再度メールさせていただきます。」の言葉とともに、再送してもいいでしょう。
それでも返事がこなかった場合は「相当忙しいんだな」と思って、
先輩からメールがくるのを待ちましょう。しつこく催促するのはマイナスイメージにつながります。
弊社では、マンツーマンレッスン・グループレッスン・１ＤＡＹ講座等
様々なレッスンを展開しております
詳しくは、下記にご連絡ください♪
https://www.kees-net.com/contact/
お待ちしております。
ＫＥＥ’Ｓ代表 エグゼクティブスピーチトレーナー 野村絵理奈
