話し方教室　KEE’S　上司に解かりやすい報告・プレゼンをしたいです！

ＳＴＥＰ１　与えられているすべての情報を挙げ、整理する　

まず情報を整理することから始めます。　

この例題のように、情報がたくさんあり、結論を導き出さないといけない場合は表をつくると、整理しやすいでしょう

条件から取り出せる要素は「価格」「故障」「仕様」「待機電力」「デザイン・軽さ」「取引先」。
そこに、Ａ社、Ｂ社、Ｃ社の内容をそれぞれに書き入れると上記のようになります。

この時点で「Ｂ社製品がいい」という結論が一目瞭然なのがおわかりでしょうか。「デザイン・軽さ」はＡ社が「◎」ですが、
「実務には関係ない」とありますので、「考慮にいれるべきではない」と判断できます。

ＳＴＥＰ2　結論に至った理由を整理する

次に「Ｂ社製品がいい」という結論に至った理由を整理します。

人間の脳の構造上、挙げる理由は３つ以内。それ以上になると、
覚えづらく、脳が考えるのを放棄してしまう可能性があるのです。

わかりやすく、コンパクトに報告するためには、理由をただ羅列するのではなく、
３つ以内にグルーピングする作業が必要です。

この場合は、

理由①製品の性能について

理由②コスト面について

理由③その他の理由

となります。

「仕様」と「故障」は「性能」としてグルーピング、「価格」と「待機電力」は「コスト」としてグルーピングしました。

グルーピングする際はきちんと〈グループ名〉をつけること。衣装を整理するとき、ボックスに「冬物」「インナー類」などとタグをつけておくと、何が入っているかわかりやすいですよね。それと同じように〈グループ名〉をつけておくと情報が整理しやすく、第三者に話すときにもわかりやすいのです。

グルーピングにもれた「デザイン・軽さ」は、先にも述べましたがわざわざ上司に報告しなくてもいいこと。そういう無駄を省くのも整理の一環です。

こうしたロジカルシンキングの結果、たどり着いたのが模範解答になります。

「たった５分で、これだけの情報を整理し、しかも30秒で伝えるのは無理！」と思ったかもしれません。

でも、ロジカルシンキングという論理的な思考ルールに基づいて考えれば、
誰でも短時間でまとまった話ができるようになるのです。

ロジカルシンキングの手順

ＳＴＥＰ１　情報を整理する　（表などを用いる）

ＳＴＥＰ２　グルーピング、無駄なものを省くなどして整理する

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